Tillbaka till ordlistan

Vad är synkronisering och delning av filer för företag (EFSS)?

Synkronisering och delning av filer för företag (EFSS) är en programvarutjänst med vilken användarna på ett säkert sätt kan dela och synkronisera filer, dokument, foton och videoklipp med medarbetare, partner och kunder mellan olika enheter. Med EFSS-tjänsterna kan organisationer lagra data på plats eller i molnet beroende på vilka behov de har när det gäller säkerhet och efterlevnad. Många organisationer använder EFSS-teknik för att förhindra att de anställda använder privata fildelningsappar som IT varken kan hantera eller kontrollera.

EFSS-tjänsterna kommer ibland med arbetsflödesfunktioner genom vilka användarna kan redigera filer, lägga till kommentarer och hålla koll på olika versioner av dokumenten. Bland säkerhetsfunktionerna finns möjligheten att kräva autentisering, kryptera data och skapa databehållare. För vissa tjänster kan IT till och med ange policyer för granulär åtkomstkontroll för att styra vem som har tillgång till vad.

Fördelarna med synkronisering och delning av filer för företag

Säker fildelning

När företag inte erbjuder tjänster för synkronisering och delning av filer händer det ofta att de anställda använder privata verktyg som de redan vet hur de fungerar. IT har då ingen kontroll över hur data lagras och delas, och upptäcker eventuellt inte komprometterade data förrän det är för sent. Risken är ännu större om de anställda använder egna verktyg för att dela filer med tredjeparter.

Med en EFSS-tjänst får du både bekvämligheten och enkelheten i en privat fildelningstjänst och de produktivitetshöjande funktionerna hos företagsinriktade tjänster. Dessutom ger företagstjänsten större säkerhet, mer flexibilitet och bättre kontroll för IT. Vissa tjänster kommer dessutom med säkerhetskontroller för företag och regler för efterlevnad, som till exempel:

  • Alternativ för lagring på plats eller i molnet 
  • Granulär åtkomstkontroll, protokoll för säker autentisering samt auktoriseringspolicyer
  • Fjärradering, enhetslås, lösenordsskydd, vit- och svartlistor samt policyer för tidsbegränsade data 
  • Spårning och granskning av användarnas aktivitet i realtid
  • Förenklad autentisering och användarprovisionering tack vare integrering med företagskatalogtjänster 
  • Begränsningar för upp- och nerladdning, utgångsdatum för filer och åtkomstbegränsning baserat på nätverksplats

Åtkomst överallt

Nu är de anställda inte längre begränsade till en enda företagsägd enhet eller ett specifikt kontor för att kunna få jobbet gjort. Idag förväntar vi oss att enkelt och smidigt kunna komma åt vad vi behöver, oavsett var vi befinner oss eller vilken enhet vi använder.

EFSS-tjänsterna möjliggör mer mobila arbetsvanor eftersom användarna kan synkronisera filer mellan alla sina enheter och enkelt komma åt vad de behöver var de än befinner sig.

Förhindrande av dataförluster och katastrofberedskap

Data som lagras centralt och hanteras med en EFSS-tjänst är bättre skyddade mot dataläckage, vare sig det handlar om en cyberattack, en förlorad eller stulen enhet eller ett misstag av en anställd. EFSS-tjänster gör det enkelt att säkerhetskopiera och skydda data.

Dokumentarbetsflöden och samarbete

Fler och fler EFSS-tjänster inkluderar numer funktioner för arbetsflöden och innehållssamarbete, däribland:

  • Dokumenthantering för säkert utbyte av både interna och externa dokument, däribland kontrakt, förslag, utbildningsverktyg, registreringsformulär, utvärderingar av de anställda, marknadsföringsmaterial, säljpresentationer och produktinformation
  • Juridiskt bindande e-signaturer
  • Automatiska aviseringar som påminner användarna att granska och/eller godkänna förfrågningar
  • Arbetsflödesautomatisering med inbyggd samtidig redigering och feedback och processer för godkännande
  • Versionskontroll som gör att de anställda kan ha koll på ändringar som gjorts i dokumentet från olika datakällor och enheter

Läs mer om hur Citrix kan hjälpa dig med dina behov för synkronisering och delning av filer för företag samt innehållssamarbete.

Ytterligare resurser:

Mobil produktivitet och synkronisering och delning av filer
Säkrare fildelning och lagring
Flexibla datalagringsalternativ med EFSS
Skalbarhet och innehållssamarbete för företag